マイナンバーを削除した際は記録が必要！
企業は事務処理のために収集した社員のマイナンバー情報について、必要がなくなった際には速やかに廃棄、削除する義務があります。
マイナンバーは非常に重要な個人情報であるため、再生不可能な状態での廃棄、削除が求められています。
特にマイナンバー情報が記録されたパソコンや記録媒体を廃棄する場合は、データ削除ソフトの利用や機器媒体自体を物理的に破壊するよう定められています。
このように厳格な廃棄、削除方法が定められている中で、さらに企業には「廃棄、削除の記録」を作成し保管することも義務付けられています。
外部委託の際には『証明書』が必要！
企業が独自にマイナンバー情報を廃棄、削除した場合は記録を作成し保存すれば足りますが、これを外部業者に委託した場合はどうなるのでしょうか？
ガイドラインには「マイナンバー情報が保存されているパソコン等の回収を委託する場合、回収業者が確実に削除、廃棄したことを証明書などで確認、保存する必要がある」と定めています。
マイナンバー情報の廃棄、削除を委託する先としては、リサイクル業者、産廃業者、リユース業者などが考えられます。
紙ベース情報では焼却や溶解などの再生不可能な手段で、機器媒体の場合はデータ削除ソフトや物理的破壊などの手段でマイナンバー情報を廃棄、削除することになります。
個人情報を取り扱う企業としては、これらの手段を選定するうえで「いかに情報漏えいのリスクが低いのか？」がポイントになります。
実は、データ削除ソフトでは完全にデータを削除できていない場合も多く、データ復元ソフトで復旧されてしまう危険があります。
また物理的破壊でも、破壊された一部からでもデータ復旧は可能で、完全な削除とは言い切れません。
『データ消去コンシェルジュ』にお任せいただければ、強力な磁気を発生させる専用装置でデータを完全に消去することができます。
さらに、データ消去を行ったことを証明する「データ消去証明書』を発行するので、大量の機器からのデータ消去も1枚の証明書で証明することができます。
また、作業完了後には消去完了日時や機器のメーカー、品番、消去方法、ハードディスクのシリアルナンバーまで詳しく記載した『データ消去作業報告書』を発行対応可能です。
データ保護のお役立ち資料をプレゼント
個人データの取り扱いについてと
改正された個人情報保護法について、
知っておきたい情報をまとめた
お役立ち資料を無料でプレゼント！
ぜひ業務にお役立て下さい。